Reza Bagheri

Organization Improvement: Cooperative Communication 

  by :Robert Bacal

The workplace is a complicated place. Imagine a spider web of people, managers, supervisors and staff members who need to work together, interacting in various ways to fulfil the organization's mandate. Disagreements and conflict are bound to occur; between staff members, between staff and management, and between clients and members of your organization. 

As a result of working with thousands of government employees to help them acquire and use defusing hostility skills, we have concluded that a good amount of bad feelings, organizational problems, destructive conflict and inefficiency result from a lack of skill in the WAY that people communicate with each other. This isn't that surprising if we consider that our society tends to glorify the confrontational, John Wayne type heroes. And, that as children learn language, they tend to learn confrontational, negative language before they learn how to get along with others. 

Cooperative communication, or the skills needed to get along in the workplace, or, for that matter, anywhere else, are in relatively short supply, because we simply don't teach them to children or adults. So we get unnecessary conflict and friction. We get arguments that are more oriented towards winning than solving problems, and we get the so-called personality conflict, a convenient phrase that allows everyone to avoid responsibility for interpersonal problems. We get teams that don't work well because they lack the skills. We get meetings where the majority of time is wasted because people don't interact effectively. We get clashes with clients and cus tomers that occur as a result of both parties moving into confrontational ways of interacting. 

We've moved forward in defining the elements of cooperative communication so that they can be taught to people. But what is cooperative communication? 

What Is Cooperative Communication 

Some ways of communicating increase friction and anger. Other ways of communication tend to cause people to work WITH us, and not against us. While it is clear that blatant accusations, name-calling and personal attacks are confrontational (the opposite of cooperative), there are many more subtle ways to ruin a communication. To illustrate some of the techniques of cooperative communication, let's take a look at the following sentences: 

"You never finish the work on time." 

"It seems like you are having some difficulty with the timelines. What can I do to help?"  

Which of these phrases do you think is more likely to elicit a productive dialogue? Clearly the first at least "sounds" antagonistic", while the second doesn't. Another example: "If you had bothered to read the report, you would know....

It might be that the report wasn't clear on those points. Would you like me to explain?  

What are the cooperative rules here? In our first set of examples, the initial statement uses an absolute word "never", and as a result tends to cause the other person to argue. In addition the phrase sounds blaming. The replacement phrase lacks those confrontational characteristics, uses a qualifier "seems", and offers to work together. In the second phrase set, the key word is "bothered", which suggests that the person is lazy, or uncaring, and that is what will be heard. It also is a blaming statement. In the replacement phrase, we introduce another qualifier "might", followed by an offer to solve the problem. 

In both phrase sets, the first phrases are likely to create argument and personalized conflict while the replacement phrases are more likely to result in real problem solving. 

There are a number of other aspects of cooperative communication, far too many to outline in a single article. However, cooperative communication involves the use of techniques that are designed to prevent destructive conflict, enhance workplace morale, and save considerable time and energy. 

How Do People Learn Cooperative Communication? 

Our estimates are that between 5-10% of people consistently communicate in cooperative ways, although that estimate is certainly not scientific. A minority of people acquire these skills through experience, but unfortunately, experience is a slow, unreliable teacher. As a result we have decided to offer our Building Bridges series of seminars. At present there are two separate components to the process. The first seminar "Communicating Cooperatively In The Workplace", provides the basic components of cooperative communication, and highlights the advantages of using those components. The second seminar is entitled "Thorny Workplace Communication Problems" is a case-study based approach that allows participants to work through real communication situations, to determine how they can apply cooperative communication to them. 

The first seminar can be done stand-alone, while the second requires the first as a pre-requisite. Since we believe that seminars should be custom-designed, we will not be including an outline of content, since content will vary considerably from workplace to workplace. If your workplace problems centre around meetings, then the content would differ from a workplace that had general team-based issues. Or, if your major concern is written communication, the content would be different than if you are primarily concerned with verbal communication. What we can tell you now is that these seminars will be much different than the standard communication courses on the market, and avoid many of the tired, ineffective old saws that are often included in basic communication seminars. 

If you would like more information about cooperative communication elements you can order our help card on the subject (Communicating Cooperatively In The Workplace) by using the order form included in this newsletter. Whether you are a manager or staff member, you will find that learning and using cooperative communication techniques can reduce the amount of destructive conflict around you, save valuable time, increase team effectiveness, and reduce supervisory/ management time dealing with conflict that is a result of confrontational communication approaches.

ارتباطات درون  سازمانی

ارتباط سازمانی

یکی ازمباحث مهم مدیریت است که تا به حال در ایران به ان توجه کافی نشده است بسیاری از نظریه پردازان قرن بیستم را قر انفجار اطلاعات نامیده اندومدیریت اطلاعات را نیز به مثابهء یکی از شاخص های مهم توسعه مطرح کرده اند ارتباط چیست ؟ درواقع ارتباط بستر مبادلهء اطلاعات است بدون برقراری ارتباط اثر بخش مبادلهءاطلاعات ممکن نیست ودر نتیجه سازمان برای بهره گیری از اطلاعات و تحقیق اهداف خود توانمندی لازم رانخواهد داشت در سازمانی که میان کارکنانش روا بط سالم اثربخش ومناسب نباشد انگیزهء کمتری برای ارائه کارمفیدتر دیده می شود درچنین سازمانی غالبآ تضادهای ناشی از فقدان نظام ارتباطی اثر بخش بهره وری نازل ودر سطح پایینی وجود دارد وطبعآ ساغزمان توانایی و کارایی لازم برای بر خورد با رقابت های روزافزون بین المللی نخواهد داشت اگر به افزایش حجم اطلاعات توجه کنیم اهمیت توجه به نظام ارتباطی سازمان ها را بهتر و بیشتر درک می کنیم چرا که فقط یک نظام ارتباطی کار امد می تواند حجم اعظیم و روبه تزاید اطلاعات رادرون خود جاری کند و اطلاعات کامل دقیق صحیح و بهنگام را که یکی از مهیترین ابزارهای تصمیم گیری مدیران در سطوح مختلف می باشد فراهم اورده ودر اختیار انان قرار دهد .روابط صنعتی درایجاد صلح وآرامش درمحیط کار برقراری انضباط درصنعت واستقرار دموکراسی صنعتی نقش مهمی دارد این عوامل برای توسعه همه جانبه یک کشور بسیار ضروری است . آنچه از روابط صنعتی انتظار می رود استقرار روابط کاری
خوب ومناسبی است که سبب اعتلای تفاهم واعتماد متقابل کارگروکارفرما شود واختلافهای موجود راحل کند . کارگران امروز دیگر گروهی غیرمتشکل ونااگاه نیستند که آماده اطاعت مو به مو وکورکورانه از
کارفرمایان باشند..

مروری بر ارتباطات سازمانی
ارتباط چیست:
سازمانی که افراد ان برخورد نافذ وموثر با یکدیگر ندارتد توانمندی لازم برای اجرای اهداف خود ندارد و انگیزهء کار در ان به چشم نمی خورد بدون برقراری ارتباط مناسب ومتناسب با شرایط محیط اطلاعات نمی تواند به خوبی انجام شود با در نظر گرفتن این مطلب که اطلاعات ضروری از مهمترین ابزار اعمال مدیریت است وعنایت به افزایش روز افزون حجم اطلاعات در زمینه های علمی وفنی تقریبآ در هر 5 سال 2 برابر می شود لزمتوجه دقیق به مقوله ارتباطات که در حقیقت پایه واساس وبستری برای مبادله اطلاعات است مشخص می شود. کامه ارتباطات درزبان انگلیسی communicationاست این کلمه از کلمه لاتین commuis به معنای مشترک امده است ودر واقع به نوع روابط متقابل انسان ها در جامعه اطلاق می شود . در حقیقت منظور این است که انچه که شما مشترکآ با شخصی دیگر دارد ویا تلاش می کنید که داشته باشید .
معرفی اقدامات سازمان بین المللی ارتباطات I.C.A

در دهه 1970و موسسه ارتباطات بین المللیi.c.a) )به صورت یک مجتمع حرفه ای متشکل از محققان عام ارتباطات صاحبنظران ارتباطات واساتید این رشته تاسیس گردید جرالد گلدهی استاد ایالتی نیویورک – بوفالو و دنالد را جرز استاد دانشگاه ایالتی نیویورک از بنیان گذاران این موسسه بودند ودر چا رچوب فعالیت های این موسسه برای تحلیل گری ارتباطات ضوابطی تدوین نمودند . اصول تحلیل گری ارتباطات این سازمان طی یک دوره پنج ساله با همکاری بیش از یکصد نفر از صاحبنظران ارتباطات دانشگاه وصنعت وبا مطالعه در بیش از 12 کشور مختلف تهیه و تنظیم شد این مهم در سه مرحله مختاف در فاصله سا لهای 1971تا1974 با بهره گیری از 163 محقق وبر گزاری 7 کنوانسیون واجلاس چارچوب فکری تحلیل گری ارتباطات و دستورالعمل های تحلیل گری ارتباطات را تدوین نمود دومین مرحلهء این کار در فاصله سالهای 1974تا1976 انجام شد دراین مرحله از تجربیات یکصد محقق از چهار کشور مختلف بهره گیری شد هدف این مرحله ازمایش مقدماتی ابزار ودستور العمل های تحلیل گری ارتباطات بود این کار برای 10 سازمان مختلف انجام شده که مورد تحلیل گری قرار گرفته اند مرحله سوم این طرح در فاصله سالهای 1976تا1979 به انجام رسید در این مرحله 150 پژوهشگر  کشور مختلف شرکت داشتند و توا نستند در 6 مرحله کامل بیش از سه هزار کارمند را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند .
دستاورد های این مرحله عبارت بودند از :

الف : اجرایدستور العمل های تحلیل گری در سازمان های مختاف
ب:ایجاد هنجار های مقایسهای درون سازمانی
ج:به کار گرفتن نتایج تحلیل گری در ایجاد و ازمون تئوری های ارتباطات سازمانی
د: انتشار نتایج تحلیل گری ارتباطات
ه:اموزش تحلیل گری به محققان و صاحبنظران
و:برگزاری دو جلسه توجیهی نتایج این امر در سطح مدیریت .

شرایط محیط فرا سازمانی ودرون داد نظام روابط کار

تحولات تاریخی روابط کار نمائیاز شرایط فرا ساز مانی تحولات روابط کار در طول روابط کارگر و کار فرما در هر کشور تحت تاثیر شرایط سیاسی – اقتصادی واجتماعی وحتی اقلیمی شکل میگیرد بنابر این ذکر خلاصه ای از تاریخچه روابط کار در جهان وایران در مقدمه این بحث تنها به منظور منعکس کردن همین واقعیت است اشنایی با سابقه مفصل روابط کار که منجر به پیدایش حقوق کا ر نیز گردیده است خود مقوله وسیعی است که ذکر ان فرصت جداگانه ای را نیاز دارد تحول روابط کار در جهان را معمولآ در دو مقطع قبل وبعد از انقلاب صنعتی می توان مورد مطالعه قرار داد تقسیم بندی تحولات روابط کار به این دو مقطع از ان جهت است که علیرغم سابقه طولانی روابط کار مطرح شدن روابط صنعتی در واقع پی امد انقلاب وتوسعه صنعتی کشورهای غربی است

نقش روابط عمومی در تقويت ارتباط درون سازمانی

ارتباطات درون سازمانی و نحوه تقويت آن يکی از مسايلی است که مديران بسياری از سازمانها در پی يافتن راه حل مناسبی برای آن می باشند . چرا که در سايه تقويت ارتباطات درون سازمانی اميد پيشرفت و بهره وری بيشتر سازمان را به همراه خواهد داشت .

مسئله ای که در اين ميان از اهميت به سزايی برخوردار می باشد استفاده از پتانسيل و ظرفيت موجود در سازمان مطبوع برای تقويت هر چه بيشتر ارتباطات درون سازمانی می باشد . واحد روابط عمومی در هر سازمانی يکی از مهمترين اين منابع می باشد چرا که با امکانات و اختياراتی که می تواند در اختيار اين واحد باشد نقش بيشتری در اين زمينه بايد داشته باشد .

روابط عمومی همانطور که به سان پلی ارتباط سازمان با بيرون از آن را فراهم می سازد بايستی همين نقش را در درون سازمان نيز ايفا نمايد .

روابط عمومی شرکت توزيع نيروی برق جنوب خراسان نيز در همين راستا با انجام اقدامات ذيل تلاش فراوانی را جهت تقويت ارتباط بين کارکنان می نمايد :

۱ . تلاش در جهت معرفی روابط عمومی به عنوان محيطی گرم و صميمی با رويکرد حل مشکلات قانونی همکاران و مراجعين .

۲ . انتشار هفتگی شعارهای با مضامين درون سازمانی و مديريتی

۳ . انتشار ماهانه بروشورهای مناسب در قالب ارايه مقالات ارسالی همکاران

۴ . نظر سنجی از همکاران در خصوص موضوعات مختلف مربوط به روابط عمومی

۵ . برگزاری مراسم در مناسبتهای مختلف ملی و مذهبی

۶ . همکاری در برگزاری مسابقات مختلف ورزشی و فرهنگی

۷ . همکاری در برگزاری اردوهای خانوادگی و مجردی

۸ . انتشار بولتن های ويژه در خصوص تقويت بنيان خانواده



+ نوشته شده در  دوشنبه پنجم تیر ۱۳۹۱ساعت 17:21  توسط |